Wolna ręka

Witam.
Mam pytanie dot. postępowania w trybie z wolnej ręki.
Otóż jesteśmy organizatorem komunikacji miejskiej. Najprawdopodobniej będziemy musieli udzielić zamóienia w trybie z wolnej ręki - art. 67 ust. 1 pkt 3 (strajk przewoźnika przez 2 godziny w sobotę rano i brak komunikacji miejskiej w tym czasie), ale na 100% będzie to wiadome w piątek po południu, albo w sobotę, czyli wtedy, kiedy ani my ani UZP nie pracuje. Będzie to zamówienie o wartości przekraczającej unijne kwoty progowe. Kiedy zatem należy zawiadomić prezesa o wszczęciu postępowania w tym trybie, skoro potrzeba zaistnieje w sobotę rano i bedize istniała przez 2 godziny w tym dniu? Jak technicznie powinna wyglądać taka procedura, skoro i negocjacje i podpisanie umowy i jej wykonanie odbędzie się w tak krótkim czasie?