1 (edytowany przez Olandyna 2019-10-31 11:48:49)

Temat: Archiwizacja dokumentów w postępowaniu powyżej progów

W jaki sposób archiwizujecie/przechowujecie dokumentację w postępowaniach powyżej progów? Czy całość dokumentacji przechowujecie na komputerze, a wyłącznie protokół jest w wersji pisemnej?
Co z mailami wysłanymi do wykonawców? Jak potwierdzić ilość złożonych ofert na ePUAP?

2 (edytowany przez marekw2 2019-10-31 13:42:26)

Odp: Archiwizacja dokumentów w postępowaniu powyżej progów

To co robimy dotychczas nie ma nic wspólnego z archiwizacją dokumentacji, o której mowa w obowiązujących przepisach prawa. Mało jest jeszcze przedsiębiorstw o ile w ogóle istnieją takie, które posiadają oprogramowanie do elektronicznej archiwizacji. Nawet Archiwum Państwowe obsługujące mój region zamierza uruchomić elektroniczną archiwizację dopiero pod koniec przyszłego roku.
Wszystkie dokumenty włącznie z całą korespondencją mailową czy otrzymaną za pośrednictwem epuap zgrywam na płytkę i dołączam do protokołu. Miałem niedawno kontrolę kilku postępowań , najpierw NIK potem UM  z okresu listopad 2018- kwiecień 2019. Ta druga instytucja zażądała potwierdzeń dat wpływu ofert, informacji o grupie kapitałowej i dokumentów przesyłanych na wezwanie. Dobrze więc po odebraniu tych dokumentów "wydrukować" od razu w formie plików pdf tzw. UPP z epuapu i treść maili do których dołączone były inne dokumenty. To wszystko zgrać potem na wspomnianą płytkę.
Nie bardzo wiem w jakim celu chcesz potwierdzać ilość ofert złożonych na epuap. Podobnie jak było w wersji papierowej uznaję, że złożono tyle ile wpisałem do protokołu.

3

Odp: Archiwizacja dokumentów w postępowaniu powyżej progów

Jeśli już tak to oprócz protokołu jest jeszcze ogłoszenie na tablicę w formie pisemnej smile
U mnie protokół też nie jest w formie pisemnej (wszyscy podpisują KPE) i wszystko leży w co najmniej dwóch lokalizacjach.

4

Odp: Archiwizacja dokumentów w postępowaniu powyżej progów

cbud napisał/a:

U mnie protokół też nie jest w formie pisemnej (wszyscy podpisują KPE) i wszystko leży w co najmniej dwóch lokalizacjach.

U mnie taki numer nie przejdzie z prostego powodu. Nikt nie posiada KPE.

5 (edytowany przez eva 2019-11-04 09:56:45)

Odp: Archiwizacja dokumentów w postępowaniu powyżej progów

Jeśli chodzi o archiwizację postępowania powyżej progów to wszystko zapisuję w folderze dotyczącym danego postępowania. Protokół, umowa oraz oświadczenia (art. 17 ust. 2 Pzp) są w wersji papierowej (do folderu robię ich skan, a oryginały wpinam do segregatora danego postępowania). Maile zapisuję zarówno w wersji eml (bezpośredni dostęp do maila wraz z załącznikami) jak i zarówno w pdf (na wypadek gdyby poczta padła lub straciła maila).

6

Odp: Archiwizacja dokumentów w postępowaniu powyżej progów

marekw2 napisał/a:
cbud napisał/a:

U mnie protokół też nie jest w formie pisemnej (wszyscy podpisują KPE) i wszystko leży w co najmniej dwóch lokalizacjach.

U mnie taki numer nie przejdzie z prostego powodu. Nikt nie posiada KPE.

To jaki problem zrobić. U mnie dużo osób posiada KPE i jest to przydatne bo zużywa się mniej: papieru; tonerów, teczek na dokumenty smile
no ale jak nas wirus napadnie będzie gorzej ....

7

Odp: Archiwizacja dokumentów w postępowaniu powyżej progów

marekw2 napisał/a:

Wszystkie dokumenty włącznie z całą korespondencją mailową czy otrzymaną za pośrednictwem epuap zgrywam na płytkę i dołączam do protokołu.

To nie jest prawidłowa archiwizacja!!!

8 (edytowany przez marekw2 2019-11-05 10:39:20)

Odp: Archiwizacja dokumentów w postępowaniu powyżej progów

Marcel napisał/a:
marekw2 napisał/a:

Wszystkie dokumenty włącznie z całą korespondencją mailową czy otrzymaną za pośrednictwem epuap zgrywam na płytkę i dołączam do protokołu.

To nie jest prawidłowa archiwizacja!!!

Marcel, proszę, czytaj cały post. W pierwszym zdaniu napisałem przecież, że "To co robimy dotychczas nie ma nic wspólnego z archiwizacją dokumentacji, o której mowa w obowiązujących przepisach prawa". Nie wymieniałem to konkretnych rozporządzeń ale jeśli jest taka potrzeba to mogę. Doskonale wiem, że jest to pseudo archiwizacja ale na dzień dzisiejszy nie mamy innej możliwości. Jak już wcześniej pisałem jestem w trakcie kontroli kilku postępowań tzw. elektronicznych. Inspektorzy UM zaczynają już się zapętlać w jakiś węzeł gordyjski. Ostatnio zarządzano:
1. wydruku z ePUAP, z którego wynikałoby, jaki rodzaj dokumentu ostał złożony
2. zaświadczenia z  US wykonawcy ......... (podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym  - plik na CD oraz wydruk  w wersji papierowej

pomimo tego, że na płytce CD zaświadczenie z US,którego rządają otrzymali

9

Odp: Archiwizacja dokumentów w postępowaniu powyżej progów

Elektronizacja a proszą o wersję papierową?!!!, niesamowite, widać że brak im odpowiednich kwalifikacji.

10 (edytowany przez marekw2 2019-11-05 12:49:11)

Odp: Archiwizacja dokumentów w postępowaniu powyżej progów

Niestety, elektronizacja nie wszędzie się przyjmuje. Ten urząd pozostał w średniowieczu i wymaga przekazania całości dokumentacji w wersji papierowej i dodatkowo na płytce CD z naciskiem na słowo dodatkowo. Cóż począć, pozostaje tylko zacisnąć zęby i trzymać się zasady, że ten co daje pieniądze ma prawo wymagać. Szkoda tylko lasów na bezsensowne zadrukowywanie stosów papieru.

11

Odp: Archiwizacja dokumentów w postępowaniu powyżej progów

marekw2 - u mnie dwa postepowania sprawdzano ostatnio i wystarczyła im płytka bez wydruków. Co do trzymania dokumentów to chyba macie jakiś serwer? Tam trzeba. CD jest nosnikiem nie trwałym.

12 (edytowany przez marekw2 2019-11-05 13:49:47)

Odp: Archiwizacja dokumentów w postępowaniu powyżej progów

Nieważne czy cd, czy serwer, żadne z tych rozwiązań nie spełnia w pełni wymogów:
1. ROZPORZĄDZENIA MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
z dnia 30 października 2006 r.w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi
2. ROZPORZĄDZENIA MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
z dnia 2 listopada 2006 r.w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych
3. ROZPORZĄDZENIA PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 27 czerwca 2017 r.
w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych
4. USTAWY  z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne