Pytanie:
Pewien wykonawca złożył w ofercie wszystkie dokumenty, wykazy robót, osób i inne ? w tym oświadczenie dotyczące grupy kapitałowej. Co w sytuacji, gdyby okazało się, że jest oceniony najwyżej? Wzywać go do przedłożenia dokumentów ponownie? Oświadczenie o przynależności do grupy kapitałowej zawiera w swej treści informację, że nie należy do grupy kapitałowej z podmiotami, które złożyły odrębne oferty. Gdyby napisał, że ogólnie nie należy do żadnej grupy, wówczas przyjmuję, że nie trzeba go już wzywać do uzupełnienia. Ale co zrobić w naszym przypadku, skoro na etapie składania ofert wykonawca nie wiedział jeszcze kto złoży ofertę?

Odpowiedź:
W odniesieniu do oświadczenia o grupie kapitałowej należy zapytać wykonawcę o wyjaśnienia dotyczące tego dokumentu.

Nie ma potrzeby wzywania wykonawcy do ponownego złożenia tych samych dokumentów. Wydaje się, że zgodnie z założeniami nowelizacji dotyczącymi odformalizowania procesu udzielania zamówień, zamawiający posiadając już dokumenty od wykonawcy (nawet w innym postępowaniu), nie ma obowiązku żądać ich ponownego złożenia.

Poniżej przedstawiam wyjaśnienie w odniesieniu do obydwu zadanych pytań.

Oświadczenie o przynależności do grupy kapitałowej

Być może mamy w opisanym przypadku do czynienia z sytuacją, kiedy wykonawca złożył oświadczenie o przywołanej w pytaniu treści ze względu na to, że nie należy do żadnej grupy kapitałowej. W związku z tym może oświadczyć, że nie ma żadnych związków z wykonawcami, którzy złożyli oferty, ponieważ nie należy do żadnej grupy kapitałowej. Myślę, że wyjaśnienia dadzą odpowiedź na to pytanie.

Na marginesie warto wspomnieć o opinii UZP dotyczącej sytuacji gdy w postępowaniu wpłynie jedna oferta. Zgodnie z przywołaną interpretacją: ?Brak oświadczenia o przynależności do grupy kapitałowej nie może w takim przypadku nawet potencjalnie wpłynąć na konkurencję w postępowaniu, a co za tym idzie nie wywołuje dla wykonawcy ujemnych skutków prawnych, nie jest też w tym kontekście dokumentem niezbędnym do przeprowadzenia postępowania. W związku z powyższym wezwanie do uzupełnienia takiego oświadczenia w świetle celu, jakim jest przeciwdziałanie zakłóceniu konkurencji w postępowaniu przez grupę kapitałową, staje się również zbędne?.

Jeżeli w omawianym przypadku faktycznie wykonawca w wyniku wyjaśnień poinformuje, że nie należy do żadnej grupy kapitałowej, zamawiający będzie miał pewność, że w tym postępowaniu nie doszło do zakłóceniu konkurencji.

Nie należy żądać dwukrotnie dokumentów

Zgodnie z art. 26 ust. 6: ?Wykonawca nie jest obowiązany do złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 1 i 3, jeżeli zamawiający posiada oświadczenia lub dokumenty dotyczące tego wykonawcy (?)?.

Ponadto na podstawie § 10 ust. 2 rozporządzania w sprawie dokumentów: ?W przypadku wskazania przez wykonawcę oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w § 2, § 5 i § 7, które znajdują się w posiadaniu zamawiającego, w szczególności oświadczeń lub dokumentów przechowywanych przez zamawiającego zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy, zamawiający w celu potwierdzenia okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy, korzysta z posiadanych oświadczeń lub dokumentów, o ile są one aktualne?.

Jedyne co zamawiający powinien sprawdzić (jeżeli ma wątpliwości), to czy dokumenty, które złożył wykonawca wraz z ofertą (czyli będące już w jego posiadaniu) są aktualne. Może w tym celu skorzystać z art. 26 ust. 2f ustawy Pzp: ?Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia, zamawiający może na każdym etapie postępowania wezwać wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych oświadczeń lub dokumentów potwierdzających, że nie podlegają wykluczeniu, spełniają warunki udziału w postępowaniu lub kryteria selekcji, a jeżeli zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio oświadczenia lub dokumenty nie są już aktualne, do złożenia aktualnych oświadczeń lub dokumentów?.

W rozporządzeniu o dokumentach odnajdujemy również przepis § 2 ust. 7 mówiący, że: ?Jeżeli treść informacji przekazanych przez wykonawcę w jednolitym europejskim dokumencie zamówienia, o którym mowa w art. 10a ust. 1 ustawy, odpowiada zakresowi informacji, których zamawiający wymaga poprzez żądanie dokumentów, w szczególności o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 2 i ust. 4, zamawiający może odstąpić od żądania tych dokumentów od wykonawcy. W takim przypadku dowodem spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji oraz braku podstaw wykluczenia są odpowiednie informacje przekazane przez wykonawcę lub odpowiednio przez podmioty, na których zdolnościach lub sytuacji wykonawca polega na zasadach określonych w art. 22a ustawy, w jednolitym europejskim dokumencie zamówienia?.

Warto w tym miejscu wspomnieć również o terminie obowiązywania dokumentów wskazanych w rozporządzeniu o dokumentach. W uzasadnieniu do tego aktu wykonawczego odnajdziemy informację, że: ?projekt rozporządzenia podobnie jak dotychczasowe rozporządzenie określa ważność wystawionych dokumentów potwierdzających zarówno spełnianie warunków udziału w postępowaniu (informacja z banków lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych), jak i brak podstaw wykluczenia (informacja z KRK, zaświadczenie z urzędu skarbowego, zaświadczenie ZUS lub KRUS), podając górną granicę okresu, w którym dany dokument powinien być wystawiony, aby treść tego dokumentu mogła być uznana za dowód żądany przez zamawiającego, tj. najwcześniejszą datę wystawienia dokumentu?.

Chcąc dokonać dogłębnej analizy przedmiotu pytania, pomimo powyższej odpowiedzi, nie można ?zapomnieć? o art. 26 ust. 1 ustawy Pzp. Z jego treści wynika, że zamawiający ma obowiązek przed udzieleniem zamówienia (powyżej progów unijnych) wezwać wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie (nie krótszym niż 10 dni), aktualnych na dzień złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1. I tu zauważam problem. Przepisy przywołane przeze mnie wcześniej (art. 26 ust. 6 oraz § 10 ust. 2 rozporządzania o dokumentach) mówią o uprawnieniach wykonawcy, natomiast art. 26 ust. 1 mówi o obowiązku zamawiającego. Dlatego też w przedmiotowej sprawie rozważyłabym wezwanie wykonawcy zgodnie  art. 26 ust. 2, z założeniem, że wykonawca w odpowiedzi poinformuje, że zamawiający posiada już aktualne wymagane dokumenty.

Przedstawione powyżej stanowisko dotyczy kwestii wynikających z niedawnej nowelizacji. Oznacza to, że może ono ulec modyfikacji w trakcie kształtowania się m.in. bieżącej linii orzeczniczej KIO.

Podstawa prawna
?art. 26 ust. 3 ustawy z 29 stycznia 2004 r. ? Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 2164 ze zm.).
?§ 10 ust. 2 rozporządzania ministra rozwoju z 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz.U. poz. 1126).

https://www.portalzp.pl/porady/porada/jesli-wykonawca-zlozyl-dokumenty-wraz-z-oferta-nie-wzywaj-go-do-ich-przedstawienia-1430490

Podstawowa różnica pomiędzy ust. 1 i ust. 3 to taka, że ten drugi stosuje się w sytuacji kiedy wykonawca był zobowiązany złożyć dokumenty (z mocy ustawy lub z mocy wezwania Zamawiającego) - ale tego zrobił.
W tym przypadku wykonawca NIE BYŁ ZOBOWIĄZANY składać dokumenty ani z mocy ustawy, ani nie był wcześniej wzywany - dlatego należy mu się wezwanie najpierw z 26 ust. 1.

Argumenty o nierównym traktowaniu i "dodatkowej" szansie są chybione.

Moim zdanie pozostało mi już tylko wezwanie do uzupełnienia dokumentów z 26.3.

.

A moim nie i zastosować można 26.1.

W tej chwili mamy wezwanie do złożenia dokumentów z art. 26.1. i do uzupełnienia dokumentów z 26.3.

Wykonawca złożył mi sam dokumenty, co do których powinnam go wezwać z art. 26.1.

Są one niepełne.

Moim zdanie pozostało mi już tylko wezwanie do uzupełnienia dokumentów z 26.3.

Jeśli i teraz złoży wadliwe dokumenty, to już koniec możliwości wezwania do uzupełnienia.