"Czy umowy zawarte bez przeprowadzenia postępowania przetargowego na podstawie p.z.p. mogą mieć symbol 272?
Zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem symbol 272, to umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie p.z.p.
Zatem czy symbol 272, mogą mieć tylko umowy po przeprowadzonych postępowaniach czy też wszystkie o wartości do 30.000 euro włącznie?

Odpowiedź
odpowiedzi udzielono: 16 stycznia 2015 r.
stan prawny dotychczas nie uległ zmianie

Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych dalej rozporządzenie, w przypadku organów gminy oraz urzędów obsługujących takie organy symbol 272 jest zarezerwowany dla umów zawieranych w trybie zamówień publicznych. Umowami zawieranymi w trybie zamówień publicznych są tylko umowy będące efektem przeprowadzenia postępowania w jednym z trybów wskazanych w art. 10 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych dalej p.z.p. W tej sytuacji symbol o jakim mowa w zapytaniu, nie powinien być co do zasady nadawany umowom zawieranym poza p.z.p., czyli np. zleceniom do 30.000 euro.

Uzasadnienie

Załącznik nr 2 do rozporządzenia zawiera jednolity rzeczowy wykaz akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki. Pod numerem 272 widnieje wpis o treści "Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych". Literalna interpretacja wpisu uwzględniająca powszechne rozumienie terminu "tryb zamówienia publicznego" prowadzi do wniosku, zgodnie z którym nr 272 jest zarezerwowany dla umów zawieranych w wyniku postępowania prowadzonego w jednym z trybów o jakim stanowi art. 10 p.z.p.
W tej grupie nie mieszczą się umowy zawierane bez zastosowania p.z.p. z uwagi na ich objęcie jednym z wyłączeń, o jakich stanowi art. 4 p.z.p. Z drugiej strony należy zadać sobie pytanie, czy przypisanie np. umów o wartości do 30.000 euro do klasy 272 jest jednak możliwe i czy będzie naruszeniem przepisów? Zgodnie z § 4 ust. 11 rozporządzenia na stosowany opis klasy może składać się w razie potrzeby, uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego przez wyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, czy też sposobu jej prowadzenia. Skoro rozporządzenie dopuszcza uszczegółowienie opisu danej klasy, to w ocenie autora dopuszczalne jest wprowadzenie do opisu symbolu 272 dodatkowej informacji wskazującej na objęcie ww symbolem także umów zawieranych z wyłączeniem zastosowania p.z.p. Wprowadzenie takiej modyfikacji w stosowanym w jednostce jednolitym rzeczowym wykazie akt będzie uprawniał do nadawania symbolu 272 umowom do 30.000 euro.

Bartłomiej Kardas

516969"

272 to są umowy.....mimo wszystko bardziej stałabym za 271

Umowy to 273, stawiam na 272.