Dziękuję za odpowiedź Hubal.
Jeśli dobrze zrozumiałam, jeśli zapiszę w siwz, że podane przez zamawiającego ilości usług są orientacyjne i uzależnione od ilości spraw prowadzonych przez Wydział i nie wiążą zamawiającego, a ich niezrealizowanie nie będzie stanowić podstawy roszczeń odszkodowawczych wykonawcy, dopuszczę możliwość zmian postanowień umownych, to mogłabym wówczas wpisać w umowę kwotę zarezerwowaną na ten cel w budżecie  (wynagrodzenie wykonawcy nie przekroczy kwoty...)?

Może inaczej:
nie "kwotę zarezerwowaną na ten cel w budżecie  (wynagrodzenie wykonawcy nie przekroczy kwoty...)", a
cenę oferty wybranego wykonawcy (która oczywiście nie przekracza kwoty zarezerwowanej na ten cel w budżecie)

A) z jakiego konkretnie przepisu wynika Twoje uzasadnienie nr4,
B)  jeśli w szacunku uwzględniam 100 bochenków chleba i 500 bułek i wykonawca daje mi ofertę z ceną za 100 bochenków chleba i 500 bułek, to muszę dokładnie tyle kupić???
C) Nie może być tak, że z przyczyn ode mnie niezależnych trafi mi się ...

A) Jeśli jest to istotna liczba, to podstawowych przepisów, w szczególności z 29.1, 29.2, 140.1, wynika  że musi być podana na początku i że nie wolno zmienić jej potem. Jednocześnie musi być określona rola tej liczby, np. czy jest maksymalna, czy orientacyjna, czy tylko informacyjna, czy ma znaczenie dla wynagrodzenia, a jeśli tak, to konkretnie jakie. Istotna liczba nie może być wprowadzona potem, w szczególności na etapie podpisywania umowy. Należy uchronić się przed zabójczym dla sprawy potencjalnym argumentem innego wykonawcy w stylu: gdybym ja wtedy wiedział, że będzie wpisana taka kwota, to ja bym inaczej ...
Owszem, da się przygotować w miarę elastyczną umowę, ale to inny temat, zasada jest jak wyżej.

B) Nie przesadzajmy z rangą szacunku, dla uproszczenia powiedzmy że to bzdet, bezprzedmiotowy w rozważanym aspekcie.
Bardziej istotny jest sposób obliczania ceny oferty, ma być prosty, jednoznaczny i równy dla wszystkich, w specyfikacji należy podać ile dokładnie oferowanych bułek, chleba itd. należy wliczyć do tej ceny. Nie ma to formalnego związku z wcześniejszym szacunkiem (to tak w uproszczeniu).
Kolejną sprawą jest sposób ustalania wynagrodzenia za wykonanie zamówienia lub jego części. Ten sposób musi uwzględniać co najmniej ceny jednostkowe zawarte w ofercie, ale też może i powinien zasady zmiany tych cen (obiektywne), zmiany ilości itd. W efekcie cena (końcowa) może być obecnie nieznana, ale jakąś wstępną zwykle się podaje (dla porządku), ustaloną na takich podobnych zasadach jak końcowa i jak w ofercie. Nie można wykluczyć, że wpisana cena może być z góry zadana, ale jak było podane wyżej, powinna być w specyfikacji podana wraz ze sposobem jej wykorzystania.

C) Jasne. Te przyczyny i wpływ na umowę należy podać na etapie specyfikacji, możliwie precyzyjnie, ale jeśli się nie da tak, to obowiązkowo przynajmniej wyraźnie zasygnalizować możliwość i uwzględnić gdzie trzeba. Szczegóły to kompetencja i inwencja autorów.

Ho ho, tyle roboty, a Wy już świętujecie???

Katiqq napisał/a:

4) ale słyszę, że praktykuje się wpisanie kwoty, która została na ten cel przeznaczona w budżecie.

4) W zasadzie można, ale obowiązkowo ta kwota musiała być wcześniej podana w specyfikacji lub ogłoszeniu - bez tego nie bardzo, bo nie wolno tu zmyślać.

Hubal z jakiego konkretnie przepisu wynika Twoje uzasadnienie nr4, bo czuję się jakbym słyszała mojego prawnika "co do zasady można, ale..."
Wracając do zapisów umownych - jeśli w szacunku uwzględniam 100 bochenków chleba i 500 bułek i wykonawca daje mi ofertę z ceną za 100 bochenków chleba i 500 bułek, to muszę dokładnie tyle kupić??? Nie może być tak, że z przyczyn ode mnie niezależnych trafi mi się grupa kuracjuszy na diecie i będę musiała zrealizować zamówienie w ilości 200 bochenków i 200 bułek, ale po cenach jednostkowych zaoferowanych przez wykonawcę i do wysokości kwoty wynikającej z oferty???

1. Ostrzegam, że pozostawienie ceny bez zmian w rozliczeniach w 99% przypadkach stanowi moim zdaniem naruszenie ustawy o finansach publicznych: bo przepłacasz.
2. Rozliczanie winno następować zgodnie z realizowanymi dostawami po zaoferowanych cenach jednostkowych.
3. I kwota całościowa TYLKO taka jak w ofercie.
4. Kwota jaka jest na ten cel: hmmm nie bardzo widzę gdzie toto wpisać: jest szacunek, jest kwota przeznaczona na ten cel w protokole. I lepiej nie kombinować z dopasowaniem  zbyt ciasnym tych kwot bo nagle się okaże że oferta przekracza środki i trzeba będzie unieważniać...

Fenris:
1. nie rozumiem tego: "pozostawienie ceny bez zmian w rozliczeniach w 99% przypadkach stanowi moim zdaniem naruszenie ustawy o finansach publicznych: bo przepłacasz" - mógłbyś dokładniej?
2. i 3. dla mnie jest oczywiste
4. i tu jest pies pogrzebany! ich zdaniem kwota jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia=cenie zamówienia chociaż niekoniecznie wynikającej z oferty wykonawcy
Ja rozumuję w ten sposób: jeśli mam 70 tys. na zakup auta, a ktoś mi proponuje takie, które spełnia moje kryteria za 50 tys. i zdecyduję się na jego zakup, to przecież nie wpiszę do umowy, że ono kosztuje 70 tys. oczywista oczywistość!

Uważam, że wynagrodzenie nie może być ruszone, bo stanowiłoby to zmianę oferty wykonawcy.
Pracownicy tweirdzą zaś, że dotychczas wpisywali do umowy kwotę zarezerwowaną w budżecie na ten cel.

cóż, jest to klasyczna bolączka. Jest Im wygodniej mieć w umowie worek najlepiej na kwotę jaka jest w budżecie i kupować co się podoba w ilościach jakie się podobają. Ja to mam opanowane w następujący sposób: w kilku miejscach SIWZ plus w umowie jest zapis typu: "podane ilości są orientacyjne przyjęte do oceny ofert., Faktyczna wielkość zrealizowanych dostaw będzie wynikała z bieżących potrzeb zamawiającego, nie zrealizowanie dostaw w przyjętych w SIWZ wielkościach nie może być przedmiotem roszczeń Wykonawcy.".

Ostrzegam, że pozostawienie ceny bez zmian w rozliczeniach w 99% przypadkach stanowi moim zdaniem naruszenie ustawy o finansach publicznych: bo przepłacasz. Rozliczanie winno następować zgodnie z realizowanymi dostawami po zaoferowanych cenach jednostkowych. I kwota całościowa TYLKO taka jak w ofercie.
Kwota jaka jest na ten cel: hmmm nie bardzo widzę gdzie toto wpisać: jest szacunek, jest kwota przeznaczona na ten cel w protokole. I lepiej nie kombinować z dopasowaniem  zbyt ciasnym tych kwot bo nagle się okaże że oferta przekracza środki i trzeba będzie unieważniać...

1) To jeszcze nie tragedia,
2) Raczej TAK, chyba że z oferty wyczytacie jakąś jeszcze inną kwotę.
3) Moim zdaniem też i nie sądzę by tu na forum pojawiło się inne.
4) W zasadzie można, ale obowiązkowo ta kwota musiała być wcześniej podana w specyfikacji lub ogłoszeniu - bez tego nie bardzo, bo nie wolno tu zmyślać.
5) A gdyby, to cóż z tego??? Ma być dokładnie jak prawo przewiduje.

Moje zdanie - jak poz. 4)

5) To ŻADEN argument. Chyba  że zakładowy prawnik oficjalnie potwierdzi
6) Jeśli podane było w specyfikacji, to w zasadzie tak,
przy czym
7) takie swawole w zasadzie nie powinny znaleźć się ani tu ani tam. Można doszukać się w tym naruszenia kilku przepisów prawa, w szczególności art.140.1
Ponadto: przedmiot zamówienia musi być opisany WYCZERPUJĄCO. Wszystkich naruszeń przepisów ustawy nie będę tu wyliczać, ale doprawdy jest tego sporo.