no niestety zgodę też mam z datą 04.03. czy to jest duży błąd?

Ja uważam, że nie. To jest wewnętrzny dokument, postępowanie faktycznie wszczęto w odpowiednim terminie.

Myślisz, że nie mogę też np. powołać komisji, złożyć wniosku do kierownika??

To akurat możesz. Co najwyżej kierownik nie powinien podpisać z tą datą.

Powiedzmy,że postępowanie kończy się 04.03.2010 to czy kolejne postępowanie mogę rozpocząć tego samego dnia?

W zasadzie nie.
Dzień kończy się o północy i wraz z nim termin. Nie można wcześniej działać oficjalnie tak, jakby się już skończył (nie dotyczy czynności nieformalnych, przygotowawczych).
Nie rozstrzygam tu, czy podane daty są poprawne.