Art. 103. [Umowa zawarta bez umocowania] § 1. Jeżeli zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta.

§ 2. Druga strona może wyznaczyć osobie, w której imieniu umowa została zawarta, odpowiedni termin do potwierdzenia umowy; staje się wolna po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu.

Niestety właściwie każdy znany mi wyrok mówi, że w przypadku braku pełnomocnictwa należy oceniać umocowanie do zawierania umów w oparciu o zapisy umowy spółki.  A tej niestety nie mamy w dokumentach. Dopiero jeśli w umowie spółki brak jest stosownych regulacji to obowiązuje przedstawicielstwo ustawowe.

Status spółki cywilnej

Zgodnie z art. 860 § 1 k.c. spółka cywilna jest umową, w której wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego przez działanie w sposób oznaczony, w szczególności przez wniesienie wkładów. Umowa spółki tworzy między stronami jedynie stosunek zobowiązaniowy, nie kreuje nowego podmiotu wyposażonego w osobowość prawną lub zdolność prawną. Spółka cywilna jest jedynie wielostronnym stosunkiem zobowiązaniowym łączącym wspólników.          ( wyrok SN z 28 października 2003 r., I CK 201/02). W świetle prawa spółka cywilna nie jest osobą prawną ani przedsiębiorcą.  Przedsiębiorcami są wspólnicy spółki cywilnej. Dlatego też stroną umów,  jakie są zawierane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej, są  wspólnicy. To, czy stroną umów muszą być wszyscy wspólnicy spółki cywilnej, czy też prawo reprezentacji posiadają tylko niektórzy, zależy od treści umowy spółki cywilnej lub uchwały wspólników. Zgodnie bowiem z art. 866 Kodeksu cywilnego każdy wspólnik jest umocowany do reprezentowania spółki w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw, chyba że umowa spółki lub uchwała wspólników stanowią inaczej.

2.    Reprezentacja Spółki cywilnej w zamówieniach publicznych

Przedsiębiorców prowadzących działalność w formie spółki cywilnej, na gruncie ustawy Prawo zamówień publicznych należy traktować jako wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.  Obowiązkiem wspólników spółki cywilnej wynikającym z art. 23 ust. 2 p.z.p. jest ustanowienie pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Fakt udzielenia pełnomocnictwa nie musi wynikać z dokumentu o nazwie pełnomocnictwo. Takie umocowanie może być zawarte również w innym dokumencie./wyrok KIO z 29.09.2010r. KIO 2012/10. W opinii Urzędu Zamówień Publicznych, umowa spółki cywilnej, wskazująca jednego ze wspólników jako umocowanego do reprezentacji, może być uznana za udzielenie pełnomocnictwa spełniającego wymagania art. 23 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Sąd Najwyższy w wyroku z 13 października 2000 r. sygn. akt: II CKN 298/00 stwierdził, że w odniesieniu do spółki cywilnej źródła uprawnienia do reprezentacji spółki cywilnej, jakie przysługuje każdemu wspólnikowi spółki, należy upatrywać nie w instytucji pełnomocnictwa, lecz przedstawicielstwa ustawowego?.  Jeżeli umowa nie rozstrzyga kwestii reprezentowania, zastosowanie będą miały unormowania zawarte w art. 866 §2 k.c. dotyczące prowadzenia spraw spółki, czyli stosunków wewnętrznych spółki. W przypadku braku stosownych postanowień umownych lub uchwały wspólników każdy wspólnik może sam zaciągać ze skutkiem wobec spółki zobowiązanie mieszczące się w zakresie zwykłych czynności spółki.

Przykład:

    Spółka cywilna składająca się z dwóch przedsiębiorców złożyła ofertę wspólną podpisaną przez obu wspólników, którzy załączyli pełnomocnictwo  do działania dla jednego ze wspólników, wystawione przez samych siebie oraz załączyli umowę spółki cywilnej uprawniającą do działania każdego ze wspólników. Czy taką ofertę należycie odrzucić w świetle pzp?

Zgodnie z przepisem z art. 23 ust. 2 z dnia 29 stycznia 2004 r. ? Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) pełnomocnik ma reprezentować wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i ? fakultatywnie ? przy zawarciu umowy. Znaczenie tego przepisu jest przede wszystkim porządkujące ? aby zamawiający nie był zmuszony do jednoczesnego kontaktowania się z wszystkimi wykonawcami wspólnie ubiegającymi się o udzielenie zamówienia, lecz tylko z jednym podmiotem ? pełnomocnikiem. Nie oznacza to jednak, że poprzez ustanowienie pełnomocnika wykonawcy ? mocodawcy zostają pozbawieni jakichkolwiek praw, które posiadają na gruncie prawa cywilnego, w tym prawa do samodzielnego działania mocodawców (oczywiście przy zachowaniu wymogów np. reprezentacji i wspólnego działania). Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 2012-05-16, KIO 902/12.

Zgodnie z Wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z 2011-03-17, KIO 462/11 niewyznaczenie pełnomocnika jest uchybieniem obowiązkowi określonemu w art. 23 ust. 2 ustawy  ppz. Celem wprowadzenia tego wymogu jest niewątpliwie ustalenie i ułatwienie zamawiającym przekazywania i otrzymywania oświadczeń i zawiadomień do i od jednego pełnomocnika, a nie każdego z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Natomiast biorąc pod uwagę całokształt przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych oraz prawa cywilnego, należy stwierdzić, że przepis ten nie przewiduje sankcji w przypadku niewypełnienia tego obowiązku, a już w szczególności w postaci wykluczenia wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub odrzucenia ich oferty. Należy też zwrócić uwagę, że wyznaczenie pełnomocnika nie musi wiązać się ze złożeniem oferty, ale również wcześniejszym etapem postępowania, np. złożeniem wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub prowadzeniem negocjacji, trudno więc bezpośrednio wiązać wyznaczenie pełnomocnika z wymaganiami ustawy Prawo zamówień publicznych z przesłankami odrzucenia oferty, do których odnosi się art. 89 ust. 1 pkt 1 tej ustawy.

Nawiązując do wcześniej przytoczonego przykładu  trudno znaleźć podstawę prawną do odrzucenia złożonej oferty. W sprawie został ustanowiony pełnomocnik  do reprezentowania w postępowaniu w osobie jednego ze wspólników. Pomimo tego oferta została podpisana przez wszystkich wspólników tj. osoby umocowane do działania na mocy umowy spółki. W mojej ocenie brak podstaw do odrzucenia tak złożonej oferty. Takie przesłanki nie zachodziłyby również wtedy, gdy wspólnicy podpisujący ofertę nie dołączyliby w  ogóle pełnomocnictwa do działania w imieniu spółki cywilnej,  gdyż oferta podpisana przez wszystkich wspólników spółki cywilnej jest ofertą złożoną przez osoby uprawnione do reprezentacji spółki. W takiej sytuacji celowym było skorzystanie  z art. 26ust.3 pzp poprzez wezwanie do przedłożenia pełnomocnictwa zgodnie z art. 23 pzp dla jednego ze wspólników do działania w postępowaniu i ewentualnie do  podpisania umowy.

3.     Dokumenty dla Spółki cywilnej

a/ zaświadczenie o niezaleganiu w oplacaniu składek ? składa każdy z przedsiębiorców oraz spółka cywilna.

Każdy ze wspólników jest traktowany jako osobny przedsiębiorca i  w myśl art. 36ust.3 w związku z art. 6 ust.1pkt.5 ustawy z 13.10.98r. O systemie ubezpieczeń społecznych jest zobowiązany do zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych. W indywidualnych sprawach  składki może odprowadzać też spółka.

/Dokumenty i dokumentowanie w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego P.Banasik, Wrocław 2011,str.199/

b/ zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu podatków ? składa każdy z przedsiębiorców oraz spółka cywilna.

Zgodnie z art. 15 ust.1 ustawy z 11.03.2004r. O podatku od towarów i usług /Dz.U.nr. 54poz.535 z zm./ podatnikiem podatku od towarów i usług jest spółka cywilna.

Zgodnie z art.1 ustawy z 26.07.199r. O podatku dochodowym od osób fizycznych podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych jest osoba fizyczna w rozumieniu prawa cywilne.

Por. Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 2010-12-09, KIO 2556/10

c/ zaświadczenie z KRK- składa każdy ze wspólników spółki cywilnej .

Spółka cywilna nie jest podmiotem zbiorowym. Zaświadczenie  z KRK dla podmiotu zbiorowego należy złożyć jedynie wtedy, gdy wspólnikiem spółki cywilnej jest  osoba prawna np. spółka z o.o.

d/ wpis z ewidencji działalności gospodarczej ? składa każdy ze wspólników

e/ oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania ? składa każdy ze wspólników

f/ oświadczenie  z art. 22 ustawy pzp ?składają wspólnicy wspólnie.