Co do uzupełnienia lub odrzucenia oferty wykonawcy, trzeba ustalić czy faktycznie żądany przez Zamawiającego opis towaru można traktować jako odrębny od oferty dokument, o którym mowa w art. 25 ust. 1 ustawy pzp.
Bardzo często zdarza się że Zamawiający wymagają aby do oferty wykonawcy został dołączony opis zamawianego produktu, jednak z góry narzucają wykonawcom format i zakres danych, które należy umieścić w ofercie. Na przykład w SIWZ umieszczają wzór tabeli z niezbędnymi danymi, a wykonawca ma za zadanie wpisać odpowiednio czy oferowany przez niego produkt spełnia lub nie spełnia poszczególne parametry techniczne. Taki opis należy traktować jako integralną część oferty i umieszczenie przez wykonawcę informacji o nie spełnieniu jakiegoś warunku nie może być uzupełniane lub wyjaśniane.
Podobnie jest gdy Zamawiający żąda od wykonawcy próbek lub opisu po to by na ich podstawie dokonać oceny w kryterium jakościowym. Uzupełnianie tego rodzaju dokumentów również nie powinno być dopuszczalne z uwagi na możliwość zmiany przez wykonawcę treści złożonej oferty.
Inaczej jest jeśli zamawiający nie sprecyzował zakresu danych jakich wymaga od wykonawców i poprosił jedynie o opis przedmiotu zamówienia zgodnie z § 5 rozporządzenia w celu sprawdzenia czy oferowane dostawy spełniają jego oczekiwania. W tym celu, zgodnie § 5 rozporządzenia, zamawiający może żądać w szczególności:
1) próbek, opisów lub fotografii;
2) opisu urządzeń technicznych, instrukcji obsługi oraz środków stosowanych przez wykonawcę dostaw lub usług oraz opisu zaplecza naukowo-badawczego wykonawcy, w celu potwierdzenia zapewnienia odpowiedniej jakości realizowanego zamówienia (?).
Należy zauważyć, że dokumenty takie w przeważającej części są materiałami o dość dużym stopniu ogólności, przygotowanymi raczej w celach promocyjno - reklamowych niż pod konkretne postępowanie.
Nieścisłości w opisie technicznym lub nawet sprzeczności powinny zostać wyjaśnione na podstawie art. 26 ust. 4 i ewentualnie uzupełnione zgodnie z art. 26 ust. 3.
Uzupełnianie dokumentów przedmiotowych jest możliwe dzięki zrównania przez ustawodawcę obu rodzajów dokumentów (zarówno podmiotowych ? potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu; jak i tych przedmiotowych).
Podobny pogląd reprezentuje Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 17 września 2008r. (sygn. akt KIO/UZP 919/08). Zgodnie z nim, co do zasady dopuszczalne jest uzupełnianie oferty o dokumenty przedmiotowe, i to zarówno w sytuacji, gdy fizycznie nie zostały one załączone do oferty, jak i w przypadku gdy zostały one złączone, ale zawierają błędy lub braki. W takim wypadku probówkę, folder reklamowy czy opis należy traktować jak dokument lub oświadczenie z art. 25 ust. 1 ustawy.
Jednak należy zbadać w pierwszej kolejności w jakim celu zostały dołączone opisy techniczne. Jeśli jest to elementem oferty wykonawcy jego uzupełnienie w trybie art. 26 ust.3 Pzp jest niedopuszczalne. Jeśli zamiarem Zamawiającego było jedynie potwierdzenie czy oferowane dostawy/ usługi/ roboty budowlane spełniają wymagania określone w SIWZ wówczas uzupełnienie w trybie art. 26 ust.3 Pzp jest, zdaniem Izby uzasadnione.http://www.noweprzetargi.pl/forum/viewtopic.php?id=9653
]]>